Трансформируюсь! Как мы все стали частью Цифрового Университета

19:12, 27 февраля 2021

Дирекция ИТ принимает активное участие в программе цифровой трансформации, и в нескольких ближайших выпусках рассылки мы хотим рассказать, чего нам удалось достичь, как устроена работа в этой программе, что будет сделано еще и, главное, как это поможет вам – студентам, сотрудникам и преподавателям УрФУ

Не знаем, будет ли когда-нибудь УрФу переименован в УрФЦУ (Ц – цифровой), но с 2019 года наш вуз, и правда, стал другим. Говоря точнее, он стал участником федеральной программы Министерства науки и высшего образования РФ по созданию модели цифрового университета, победив в конкурсе (совместно с Высшей школой экономики, Сеченовским, Томским государственным и Университетом и ИТМО). Так мы уже третий год реализуем программу цифровой трансформации, результаты которой видны не только чиновникам из Министерства, но и нашим студентам, преподавателям и сотрудникам.

Дирекция ИТ также принимает участие в этой программе, и в нескольких ближайших выпусках рассылки мы хотим рассказать, чего нам удалось достичь, как устроена работа в этой программе, что будет сделано еще и, главное, как это поможет вам – студентам, сотрудникам и преподавателям УрФУ.

Начнем с основ. Цифровой университет – это когда все проходит онлайн?

Впервые услышав «Цифровой университет», в голове рисуется что-то типа полностью автоматизированного учебного заведения, где роботы ведут лекцию о роботостроении, студенты отправляют голосовые ответы в приложение, стулья оснащены отчетом посещаемости, а у ректора, как управляющего в какой-нибудь крупной компании, есть несколько мониторов с графиками и вечно меняющимися цифрами. На самом деле, это не совсем так.

Наш цифровой университет – это не онлайн-лекции и электронное расписание (хотя, правильнее сказать – не только). Это больше про повышение качества образовательного процесса, цифровизацию и автоматизацию рутинных бизнес-процессов, повышение мотивации сотрудников, студентов и преподавателей с помощью IT-технологий. По сути - выполнять максимальное количество операций в единицу времени, причем удобнее, интуитивно-понятнее, проще и легче.

А для этого нужно создавать новые сервисы, базы знаний, интерфейсы и накапливать опыт для того, чтобы сделать университет более эффективным для всех его участников. Но возможность в будущем появления роботов-тьюторов, кстати, никто не отменял!

Как УрФУ оказался в списке участников?

Возможно, вы знаете, но мы напомним. Судя по публикациям в СМИ, в Министерстве науки и высшего образования о подобном проекте и гранте на него думали уже давно. И это понятно: современные студенты практически рождаются со смартфонами в руках, и им нужно предлагать учебный процесс в новом формате.

Помимо этого, в Министерстве хотели узнать, как вообще обстоят дела у ведущих вузов страны с точки зрения автоматизации и цифровизации в образовательной деятельности? Какие шаги нужно делать, чтобы двигаться дальше и можно ли использовать наработки университетов для обмена с другими учебными заведениями? Чтобы ВУЗы, так скажем, дружили домами, то есть, наработками и решениями.

В 2019 году состоялся конкурс на получение гранта в программе цифровой трансформации, для удобства обозначаемый далее «Цифровой университет». Как один из лидеров в развитии IT в России, УрФУ также подал заявку и победил. Но даже с нашим опытом и наработками, это было непросто.

В заявке нужно было честно описать состояние уже автоматизированных процессов, которые есть в вузе и указать дальнейшие шаги по их развитию и созданию новых. Важно было визуализировать структуру, предъявить наиболее успешный опыт и показать, каким образом Университет видит цифровую трансформацию. То есть, с одной стороны нужно было быть «продвинутым» Университетом, а с другой – знать, как стать еще «продвинутее». Мы знали, поэтому в нашей заявке было более трех сотен мероприятий плана-графика на будущее.

Кстати, важное дополнение – в рамках Цифрового университета одним из критериев участия в программе была апробация результатов в реальной жизни. То есть, конечно, кто-то в заявке мог написать про гигантских роботов, создание новых социальных сетей для вуза или внедрение Service Desk, которому бы позавидовали в Microsoft, но если эти идеи не претворены в жизнь и не опробованы на практике – так не считается .

Так вот с 2019 года мы начали жить и работать, в том числе, в рамках программы Цифровой трансформации университета. С жестко закрепленным графиком выполнения объявленных задач, с постоянными совещаниями и «летучками», с отчетами и…новыми сервисами, появившимися благодаря этому.

Чем занимается Дирекция ИТ в рамках ЦУ?

Вся работа в рамках программы ЦУ в нашем вузе разбита на 4 книги (не зря мы все-таки самая читающая нация), каждой из которых назначен свой куратор из числа проректоров. Ниже мы выделили их ссылками, чтобы вы могли подробнее узнать про каждую из них.

Наше основное поле работы – Портфель мероприятий цифровой трансформации в книге СУОД ( системе управления на основе данных). Дирекция ИТ участвовала в автоматизации многих процессов в вузе, поэтому в рамках общей заявки нам поручен большой перечень мероприятий, структурированных по элементам модели цифрового университета. Хотя, знаете, «большое», наверное, не совсем то слово: 22 мероприятия в 2019, 136 – в 2020, 51 – в 2021. Очень большое! Все эти 209 мероприятий были выделены в отельный Портфель мероприятий цифровой трансформации, которым мы плотно занимаемся.

Сейчас наша задача в рамках книги СУОД – повышение качества данных, используемых для принятия решений, а также доработка и создание сервисов, которые позволяют эффективнее обрабатывать и визуализировать эти данные.

Данных в цифровом виде в настоящее время существует очень много, и они могут быть разными и для разных категорий пользователей: ИТ-шников, студентов, преподавателей, руководителей… Вот несколько примеров.

Например, для пользователей в прошлом году созданы мобильное приложение «УрФУ.Учеба» (подробнее о нем), сервис «Портфолио аспиранта», личный кабинет иностранного абитуриента, модуль «Заявка на эффективный контракт».
Для того, чтобы обеспечить устойчивость и стабильность ИТ-сервисов в Университете был создан сервис для мониторинга доступности информационных систем и сервисов. Понятно, что количество сервисов будет расти, и нам важно знать, сколько ресурсов для этого понадобится и какие уже имеются. Теперь администратор видит достаточно ли ресурсов процессора, сколько свободного места для хранения данных осталось, доступен ли вход в систему для пользователей, всего – более 10 важных триггеров, на состояние которых можно оперативно отреагировать и устранить возникшую проблему. Сегодня подключено к мониторингу 21 информационная система (и процесс подключения продолжается, поскольку паспортизация систем и сервисов УрФУ продолжается в сервисе паспортизации, также созданном в рамках мероприятий ЦУ)
Для преподавателей запланирован сервис по бронированию мультимедиа-аудиторий (запустится в 2021 году). Обновили фонд, наполнили его фотографиями и описанием оборудования, привязали расписание, и теперь преподаватели могут заранее забронировать аудиторию с нужным оборудованием. В системе ведется учет по 129 мультимедийным аудиториям и 3509 единицам оборудования, и совсем скоро ими сможет пользоваться любой преподаватель.
А вот пример усовершенствования для работы с данными для руководства – модуль отчетности, настроенный в системе электронного документооборота для контроля исполнительской дисциплины. Теперь нажатием одной кнопки руководители университета, директоры институтов и их помощники могут выгрузить информацию в удобном формате. Нужны графики – можно делать их. Таблицы – тоже. Ну а дальше – принимать управленческие решения.

Важно, что для получения реально нужных и полезных сервисов и доработок, Дирекция активно сотрудничает с другими подразделениями УрФУ. Учебный блок курировал сервисы для студентов, работа над общим и внеучебным рейтингом осуществлялась совместно с Союзом студентов, работы по модернизации системы стимулирования и эффективного контракта реализованы совместно с Планово-финансовым управлением и Управлением персонала.

Результат работы в рамках Цифрового университета – это всегда сервисы?

Не обязательно. Учитывая, что наш опыт в дальнейшем могут перенять и другие вузы, важно показывать не только сервисы, реализованные в технологических алгоритмах, но и понятные ответы на вопросы «что?» и «как,». Хотите узнать, что нужно делать, каковы цели и задачи – смотрите на созданную модель. Хотите понять, как можно это реализовать – вот вам алгоритм действий, описанный в методике. Если, согласно модели, можно внедрить автоматизированное средство, позволяющее обрабатывать информацию, то будет еще и сервис со своим техническим заданием, проектом методики испытаний и протоколом тестирования. Модели, методики и сервисы – ключевые элементы подсистем цифрового университета.

Важно, что благодаря структурированным описаниям элементов Цифрового университета получена обобщенная картина структурированной и оцифрованной информации о вузе, задан вектор направления развития - какой шаг сделать дальше. И о них будем рассказывать в следующих выпусках рассылки. О новых сервисах, доработках, апробациях и трансформации. Добро пожаловать в Цифровой Университет.