Доработан сервис получения Экспортных заключений

16:22, 21 февраля 2017

Согласование протокола экспортных заключений осуществляется средствами СЭД. Интеграция информационных ресурсов Зональной научной библиотеки, сайта Управления информационной безопасности и Личного кабинета сотрудника улучшает пользовательские процессы

Для удобства пользователей — научно-педагогических работников — в Личном кабинете сотрудника УрФУ в 2016 году был подключен сервис «Заключение о возможности опубликования». За период с 1 февраля 2016 до 20 февраля 2017 года через Личный кабинет сервисом воспользовались 1034 пользователя ЛКС, хотя сервис также доступен и с сайта Управления информационной безопасности, и с сайта Зональной научной библиотеки. Сервис существенно доработан в январе 2017 года в части процедуры согласования.

Если работник УрФУ хочет опубликовать статью в печатном издании или выступить с докладом на международной конференции, то в соответствии с регламентами университета требуется собрать пакет документов, одним из которых является «Экспортное заключение», подтверждающее возможность такой публикации. К заявке прикладывается текст статьи, подлежащей проверке в УИБ, отвечающем за подготовку экспортных заключений в УрФУ. Результат обработки заявки публикуется на ресурсе lib.urfu.ru в виде экспортного заключения.

По экспортным заключениям, сформированным в течение суток, Управление информационной безопасности оформляет еще один документ — «Протокол экспортных заключений». Протокол проходит процедуру визирования, после чего подписывается проректором по общим вопросам. Процессы формирования, визирования и подписания протокола автоматизированы Дирекцией ИТ в Системе электронного документооборота УрФУ в январе 2017 года. В настоящее время протокол экспортных заключений автоматически формируется 1 раз в сутки из поданных заявок и отправляется на согласование в СЭД. Подписанный и зарегистрированный в СЭД протокол, сохраняется, а его реквизиты — номер и дата — передаются обратно в систему lib.urfu.ru, и доступны заявителю в итоговом реестре.

Доработка сервиса позволила качественно улучшить процесс формирования протокола экспортных заключений. Уменьшилась вероятность ошибки или задержки при формировании сведений в протоколе. Процесс согласования реализован маршрутом в СЭД и не требует временных затрат на его согласование у сотрудников УИБ.

«Сбор пакета документов, необходимого для оформления публикации или командировки, с применением сервиса стал значительно более оперативным», — считает доцент кафедры электрофизики ФТИ Жидков И.С., — «процесс сейчас не требует непосредственного участия сотрудника в заказе и получении экспортных заключений».

Преподаватели и сотрудники, работающие на Куйбышева и Ленина–Тургенева, теперь избавлены от необходимости ездить в главный учебный корпус на Мира лично для подачи заявки, и могут это сделать, зайдя в свой ЛКС.

В целом, сервис не только сэкономил время всем участникам процесса, но и позволил сократить количество ошибок в представляемых документах и время на подготовку заключения. И не случайно сервис «Заключение о возможности опубликования» вошел в 2016 году в топ-20 списка Личного кабинета сотрудника.