Прием, прием! Как Дирекция работает с приемной комиссией УрФУ?

17:42, 4 апреля 2021

Каждый из нас помнит поступление в вуз, но знали бы вы, как далеко ушла современная приемная комиссия от того, что застали мы! Цифровизация коснулась и ее, поэтому система приема должна уметь многое. Чтобы было гибко (уметь вносить изменения ничего не ломая), быстро (десятки тысяч заявлений) и надежно. А сейчас мы расскажем, почему в УрФУ все сделано именно так и при чем тут Дирекция ИТ

Каждый из нас помнит поступление в вуз. Бережно собираемая папочка с документами, аттестатом и всевозможными почетными грамотами (надеемся, кому-то они действительно помогли), постоянная сверка с маминым чек-листом – все ли взял? После этого обязательный личный поход в ВУЗ и выкладывание всего этого богатства на стол приемной комиссии. Кипы документов на соседних столах, много подписей и застывший вопрос в глазах: туда ли я отдал оригинал документов? А дальше экзамены и поиск своей фамилии на заветном листе с именами поступивших. Так, или чуть иначе, но это происходило почти у всех нас.

Современные школьники, поступающие в УрФУ, будут помнить все по-другому. Что-то типа: собрал документы – отправил в личный кабинет абитуриента на сайте вуза – жду результатов. И все это, при желании, не выходя из дома! Бывшие школьники и выпускники колледжей имеют возможность подавать документы не только разными способами, но и вовсю экспериментировать с конкурсом, баллами, выбором ЕГЭ и так далее. И все это должна учитывать современная приемная комиссия и программное обеспечение, которое она использует. Чтобы было гибко (уметь вносить изменения ничего не ломая), быстро (десятки тысяч заявлений) и надежно. В общем, как в известной песне певицы Максим: «Не потеряй его, и не сломай». А сейчас мы расскажем, почему в УрФУ все сделано именно так.

На самом деле, для Дирекции работа в рамках приемной комиссии – это приоритет номер один. Театр начинается с вешалки, а каждый наш рабочий день (ну или почти каждый) с того, как сделать систему «Абитуриент» лучше. Если коротко – то это основное программное обеспечение для приемной комиссии, куда стекаются все данные, и откуда поступает такая желанная для абитуриентов информация.

Над этой системой мы работаем с 2006 года (вот и юбилей наступил!), и постоянно вносим в нее изменения, доработки и улучшения. Лето – самая горячая пора для специалистов, отвечающих за разработку и доработку системы, и это понятно: университет растет, количество абитуриентов – тоже (в прошлом году приняли на бюджет 6 318 студентов-первокурсников, задача на этот год – 7 494, а в 2022 – 9 200). И нужно ведь набрать не абы кого, а самых талантливых и успешных, поэтому важно соблюдать баланс между массовостью набора и высоким средним баллом ЕГЭ. Скажем, с 2016 по 2020 год он вырос почти на 10% - с 72,2 до 78,1! В итоге, каждый абитуриент – это масса данных, которые должна учитывать система и уметь с ними работать.

Одно из преимуществ УрФУ – наличие Дирекции и собственных ресурсов для разработки. Во многих вузах автоматизацией системы приема занимаются приглашенные компании-вендоры. Они не всегда досконально погружены в процесс, и параллельно выполняют множество других задач, что сказывается на оперативности реагирования на возникающие проблемы. В нашем же случае, мы можем более предметно подходить к новым требованиям, отвечать оперативно (в конце концов, в одном здании работаем) и практически понимать приемную комиссию (после стольких-то лет работы) с полуслова.

Работа с Дирекцией в рамках приемной компании идет почти круглый год. Сначала мы пишем правила приема, публикуем их на сайте и уже по этому документу составляем перечень доработок. Точнее, говорим, что нам нужно, а уже в Дирекции думают, как это реализовать, а потом предоставляют нам учетные записи в тестовые системы, чтобы мы могли посмотреть, как все работает и дать обратную связь. А так мы всегда на связи – лично, в Zoom и рабочих группах в «Телеграме».

Юлия Попова, ответственный секретарь приемной комиссии

Почему система приема должна быть гибкой?

Казалось бы, в принципе, все ведь понятно и каждый год приемная комиссия работает по одной и той же схеме. Автоматизируй прием документов, настрой программу и делай по кругу! Но регулятор, то есть, Министерство образования и науки, не дремлет, и только в этом году значительно изменило правила приема в вузы.

Например, введен многопрофильный конкурс. Впервые документы будут приниматься не только на направления подготовки/специальности, но и на их совокупность – укрупненные группы направлений подготовки/специальностей. Теперь абитуриент может писать заявление на поступление, например, не на 25 бюджетных мест направления «Мехатроника и робототехника», а на укрупненную группу «Машиностроение», где уже 250 бюджетных мест. В итоге, шансы получить это место сильно увеличиваются, а распределение на направления происходит уже после 1 курса. Для абитуриентов это очень здорово, а для системы приемной комиссии, по сути, новый процесс, который нужно автоматизировать и не сломать всю существующую логику.

Или выбор предметов. С этого года по каждому направлению подготовки сдается, как обычно, три экзамена: русский язык, обязательный предмет, а вот третий экзамен абитуриент может выбрать сам, из списка, предложенного вузом, например, математика или физика. Абитуриент может сдать больше ЕГЭ, а потом использовать тот, где у него больше баллов. Удобно? Конечно. А для системы – новые данные и логика работы.

Также с этого года происходит зачисление бюджетников в одну волну (5 августа и все тут), зато сроки приема иностранных граждан продлены до 24 декабря (раньше прием заканчивался 1 ноября), а абитуриенты могут подавать документы сразу на 7 специальностей. Все делается для удобства поступающих ребят, а нам лишь нужно помочь им ощутить все эти преимущества.

И система должна уметь все это считать, не ломаться и радовать все стороны процесса.

Способы подачи документов – новое слово в приемной компании этого года

Кстати, с этого года абитуриенты могут подать заявление аж 4 разными способами!  

• Естественно, сохранилась личная подача заявления, с непременными атрибутами, знакомыми каждому из нас. Регистрация в личном кабинете абитуриента и вперед, в будущий родной университет.
• Также можно отправить документы по почте. Обычной такой почте, отстояв привычную очередь. Заявление и листы участника конкурса распечатываются после регистрации в личном кабинете абитуриента

А дальше интереснее и как раз связано с Дирекцией

• Третий вариант – подача заявления через личный кабинет абитуриента. Так получилось, что совместно с приемной комиссией, мы активно работали над ЛКА еще несколько лет назад, поэтому во время пандемии и сейчас были готовы к нововведениям. Сегодня наш абитуриент в личном кабинете может не только оставить все свои данные для поступления, но и загрузить сканы документов и заключить договор, если нужно, в удаленной форме.
• Ну и вишенка на торте – интеграция с порталом Госуслуги, чтобы абитуриенты могли подавать заявление через этот суперсервис. Впервые подобная идея на федеральном уровне появилась два года назад, и УрФУ предложили поучаствовать в «пилоте». Оказалось, что «пилот» потому и «пилот», что сервис нужно было дорабатывать буквально на ходу. Если коротко, то между нашей системой «Абитуриент» и Госуслугами есть промежуточная система – сервис приема. Нужно было в довольно сжатые сроки настроить с ним интеграцию, отловить ошибки и сообщить разработчикам, а также получать обратную связь от них. Как обычно бывает в подобных глобальных проектах, многие проблемы всплывали по ходу пьесы. Это большая работа для всех сторон, и, судя по планам, в будущем именно подача через Госуслуги должна стать основой для российских абитуриентов.

 

В проект с Госуслугами вступили 54 ВУЗа. Делали с чистого листа, все были в равных условиях. Через год оказалось, что только 20 из них смогли передавать данные через API, а большинство просто отказались от такого направления развития. А Дирекция вместе с Центром нового приема реализовала, и это отличный показатель работы.

Юлия Попова, ответственный секретарь приемной комиссии

Кстати, несколько способов подачи документов пару раз приводили к созданию дублей. То есть студент подал лично, а потом еще и в личном кабинете «добил». Пока приемная комиссия завела данные, пока обработала, прошло время, из-за чего абитуриент не сразу обнаружил свою информацию в личном кабинете и решил перестраховаться. Но сейчас мы научили систему находить эти дубли и оставлять единую информацию.

Все данные стекаются в общую систему «Абитуриент» откуда формируются конкурсные списки для публикации на сайте Университета, приказы и передаются сведения в федеральную информационную систему. Не будем грузить лишней информацией, лишь расскажем, что также в процессе, наряду с нашими системами и ФИС, участвует система 1С для контрактного приема и база Exam3, где сдаются вступительные испытания. Чувствуете, как далеко ушли наши представления о приемной комиссии из юности с тем, что есть сейчас?

И главное – работа над системой приема продолжается. Законодатели и ВУЗы стараются сделать прием максимально удобным и понятным для абитуриента. А мы только за