Экономим бумагу. Как в СЭД появилось сразу много полезных сервисов

15:14, 6 марта 2019

Что произошло с СЭД за прошедший год и почему это важно знать всем сотрудникам УрФУ? Спойлер - сразу 6 новых маршрутов!

СЭД на базе Directum в 2018 году значительно прибавил, особенно, если считать в цифрах. Помимо того, что появилось сразу 6 новых маршрутов для электронного документооборота, мы отметили обновление его версии с 5.0 до 5.5, а дальше и до 5.6.1. Но хватит цифр, давайте расскажем об этом с помощью букв и слов. Итак, что важного произошло с СЭД и почему это важно знать для всех сотрудников УрФУ?

Сразу 6 маршрутов? Что нового появилось в СЭДе?

За последний год в эксплуатацию было введено несколько новых маршрутов в СЭД, а ряд старых был существенно доработан. Наиболее сложным и масштабным стал маршрут для Комбината Питания УрФУ. Помните, как древние римляне требовали у всех своих Августов и Юлиев двух вещей: «Хлеба и зрелищ»? Этот сервис, разработанный Дирекцией информационных технологий, им бы понравился. Почему? Потому что благодаря ему можно провести банкет или организовать питание на мероприятии одним нажатием клавиши.

Сервис включает в себя как формирование исходной служебной записки на предоставление питания заказчиком (любым работником университета), так и последующее согласование заявок на оплату, которые формируют сотрудники самого Комбината.

Раньше все работало аналогово, то есть на бумаге. Уверены, что вы и сами знаете, но мы напомним. Предположим, вы хотели организовать банкет по случаю 8 марта или провести празднование юбилея почетного сотрудника. Для этого вам нужно было прийти в комбинат питания, устно обсудить заказ, составить меню («икра красная, икра черная, икра заморская, баклажанная») и оформить заявку. А после этого ждать.

Сами понимаете, могли согласовать быстро, а могли – не очень.  Заявка могла ждать чьей-то подписи, часто нужно было звонить и отправлять в почту письмо с максимальным количеством восклицательных знаков после слова «Срочно». Теперь все куда проще. Автоматизация и информатизация в деле!

Борис Колмачихин, ведущий системный аналитик отдела разработки и сопровождения корпоративных информационных систем Дирекции

Главным преимуществом для пользователей является то, что теперь основная часть сведений заносится в электронном виде, а по мере согласования заявок на оплату пользователь получает уведомления в СЭД и может не беспокоиться о состоянии своей задачи лишний раз. Конечно, это не избавляет от необходимости предварительно уточнить состав меню и стоимость у работников комбината питания - но существенно упрощает последующую процедуру подачи и согласования заявки.

Еще одним маршрутом, создание которого было связано с рядом доработок системы, стал маршрут согласования приказов на практику. Приказы, согласуемые в этом маршруте, создаются в другой системе, а в СЭД приходит уже готовый файл и набор данных, на основе которых строится маршрут для согласования приказа. В течение года маршрут развивался и дорабатывался и сейчас является одним из наиболее активно используемых.

Существенной доработке подвергся маршрут согласования заявок на создание сайтов и доменных имен. Если хотите создать что-то типа «мойсайтлучшийвмире.urfu.ru», то вам повезло – сейчас вместо сложной формы с большим количеством полей реализована сокращенная и упрощенная версия, где основная часть настроек маршрута происходит за счет выбора пользователем типа заявки из одного поля. Поверьте, выглядит это проще, чем прочитать и вдуматься в последнее предложение.

Также был создан ряд менее масштабных маршрутов - для согласования планов работ, служебных записок на проведение мероприятий и международных соглашений.

Также СЭД (за это его можно похвалить отдельно) принимал участие в недавней аттестации. Нет-нет, три буквы ни при чем. Просто для этого мероприятия на его базе создали и дорабатывали маршрут по работе со сведениями об образовательных программах (помните, мы писали про сайты образовательных программ?)

Что стоит за обновлением СЭД?

У нас обновления несут больше пользы, чем у Apple, поэтому за каждой цифрой что-то стоит. Например, последнее, 5.6.1 позволило еще увеличить скорость работы системы и добавить несколько удобных для пользователей вещей - к примеру, новый полнотекстовый поиск и возможности по работе с папками, о которых уже многое написано.

Как и любое крупное обновление, оно могло доставить некоторые неудобства ряду пользователей. Например, в версиях 5.5 и 5.6.1 была значительно изменена Веб-версия СЭДа относительно более ранних, что привело к необходимости создать новый алгоритм авторизации пользователей, который затем многократно дорабатывался и изменялся. Как следствие, на сам алгоритм наложились такие факторы, как сохранившийся у пользователя кэш, cookies браузера и прочие переменные. Так что если у вас были проблемы со входом, не переживайте – мы все исправили, а чтобы они не возникали – читайте этот материал.

Обновление – это возможность не только добавить новые функции и сервисы, но и заново посмотреть на уже существующие. Обновили, увидели какие-то старые проблемы, устранили их и вперед, к новым рубежам, то есть, обновлениям.

Что нового появится в СЭД в этом году?

В ближайшее время планируется открыть для пользователей модуль "Управление совещаниями и заседаниями", который позволит планировать совещания, формировать и согласовывать сначала повестки, а потом и протоколы совещаний, а также рассылать поручения по протоколам средствами электронного документооборота. Теперь ничего не забудете!

Другие статьи из рассылки Дирекции ИТ УрФУ в марте

Итого. Что вы должны знать о работе Дирекции ИТ в 2018 году?

Дирекция знает: как выбрать беспроводные наушники?

А ну-ка, девушки!