Управление информационных систем учебного процесса: не меняешься - умрешь

15:47, 8 ноября 2018

На очереди управление, без которого бы не было личного кабинета студента, электронного расписания и балльно-рейтинговой системы. Не было бы всеми любимых изменений. Сейчас расскажем про него, а также о необходимости этих самых изменений, правильно настроенной работе с пользователями и ближайших планах, которые могут принести Университету десятки (а может и сотни) миллионов рублей

Друзья, мы продолжаем знакомить вас с управлениями Дирекции ИТ. На очереди уникальное сразу по ряду причин Управление информационных систем учебного процесса. Не бойтесь такого сложного названия, тут все просто

Чем занимается Управление информационных систем учебного процесса (давайте дальше называть его просто управление?) 

Если говорить формальным языком, то основная функция Управления связана с разработкой и сопровождением сервисов в обеспечение качества учебного процесса.

Если вам удалось прочитать это с первого раза и сразу все понять – вы давно работаете в УрФУ.

Просто качество – это вещь довольно абстрактная, поэтому попытаемся сказать своими словами: Управление решает задачи, связанные с учебным блоком, создавая для них информационную технологию. Все знают личный кабинет студента? Разработка управления. Сюда же относится БРС, подсистема электронного расписания, индивидуальной траектории студента на базе которых реализуются разные микропроцессы и сервисы для студентов.

Так как УрФУ уже долгое время живет в процессе перманентных изменений (мировой тренд как никак), большую часть времени управление занимается не столько автоматизацией уже существующих процессов, сколько созданием новых.

Пример. В ВУЗе всегда были практики – производственные, учебные, педагогические. Когда появилась необходимость их автоматизировать, обратились к Управлению и там закодировали существующие процессы. Тут все понятно. Другое дело – когда не существует еще процесса. Например, реализация майноров (студенты в рамках ИТС могут получить знания из других областей знаний, то есть совместить знания лириков и физиков). Чтобы реализовать такую возможность, нужно было создать что-то новое на базе личного кабинета студента. Другой пример – возможность выбирать секции физической культуры, группу иностранного языка в зависимости от результатов тестирования. Управление сделало возможным для студентов делать свой выбор прямо в личном кабинете в электронном виде. Все это улучшает качество образовательного процесса.

Как устроено Управление?

В данный момент в управлении есть два отдела:

• Отдел разработки программного обеспечения информационных систем учебного процесса – именно он реализует новые сервисы. Тут работают программисты, аналитики и тестировщики, в том числе и знакомые уже нам девушки-программисты. Многие сотрудники – выпускники или студенты нашего Университета. Здесь можно неплохо попрактиковаться и набить руку для дальнейшей работы.
• Отдел аналитической отчетности и технической поддержки пользователей информационных систем. Здесь работают самые заботливые и стрессоустойчивые девушки в УрФУ, на чьи хрупкие плечи ложится работа с запросами пользователей – сотрудников и студентов. Часть запросов, кстати, приходит от техподдержки, о чьей нелегкой судьбе мы тоже писали совсем недавно.

Исторически был и отдел администрирования, но сейчас после реорганизации он отошел другому управлению.

На оба отдела управления приходится большая нагрузка. Отчасти, потому что не хватает людей и ресурсов, чтобы объять необъятное. Просто сравните: есть такая структура, как «СКБ Лаб», в которой работают сотни разработчиков. У этой компании 100-150 тысяч клиентов, а у Управления – 30 000. Сколько разработчиков работает у нас? Нет, не в пять раз меньше, а четыре. Не «в четыре», а четыре. Так что не все планы и идеи могут быть реализованы быстро.

На отдел аналитической отчетности и техподдержки пользователей ложится самое сложное – обработка поступающих запросов и помощь обратившимся. В среднем регистрируется около 150 обращений в неделю, их тематика сильно зависит от сезона. В феврале обращаются по учебной нагрузке, в период сессии – про техкарты, летом – про приемную компанию. Чаще всего звонят и пишут именно сотрудники.

Сысков Алексей, начальник Управления информационных систем учебного процесса

Студентам предоставляется простой, можно сказать, рафинированный сервис, где все понятно. Чаще всего, они звонят или пишут по фундаментальным вопросам, скажем, когда нет учетной записи. У них все находится в личном кабинете, который связывает их с другими системами. Проблемы возникают как раз во время работы сотрудников Университета с этими связями, поэтому от них обращений значительно больше. Конечно, есть инструкции. Но их читают не все, а если что-то не получается, проще позвонить и спросить, что делать. Часто только мы видим, почему что-то не работает.

Как происходит работа над новыми сервисами?

Чаще всего заказчиком выступает блок проректора по учебной работе. Но даже в таком случае, часто это совместная работа управления и заказчика.  Бывает, что решение одной задачи влечет за собой решение сразу нескольких новых.

Сысков Алексей, начальник Управления информационных систем учебного процесса

Последнее, что мы предложили – календарь студента. Мы сделали так, чтобы у каждого студента в папке хранились его мероприятия и это выводилось формате Айкалендаря. Созданная технология позволила нам работать с новыми изменениям, позволяя закрыть сразу много вопросов – майноры, запись на иностранные языки или спортивные секции, пересдача независимого тестового контроля.

Какие-то идеи можно «подсмотреть» у коллег (например, по майнорам перенимали опыт Высшей школы экономики), какие-то – обсудить на конференциях и выступлениях. Но чаще всего нужно стараться сделать что-то свое и дающее конкурентное преимущество нашему ВУЗу.

Перспективная разработка управления – цифровой тьютор. Идея состоит в том, чтобы перераспределить работу, связанную с планированием учебного процесса между подразделениями, заместить часть функций в Университете сервисами, в том числе с поддержкой методов машинного обучения. Например, работу с расписанием. Благодаря новым технологиям, можно эффективнее использовать аудиторные ресурсы. 

Возьмем ещё, например, студентосбережение или управление оттоком студентов. В Управлении отметили интересую особенность – есть ряд институтов внутри ВУЗа, где прослеживается большая корреляция с баллами ЕГЭ и перспективой быть отчисленным. Чем меньше баллов, тем больше шанс быть отчисленным после сессии. У кого-то это объективная ситуация, а кого-то - просто историческая традиция, как показатель сложности обучения. ВУЗ теряет студентов и, как следствие, субсидии на них или их контракты.

Нужно разработать сервис, который на базе данных о движении контингента внутри университета и данных о необходимых перезачетах будет подсказывать студенту, куда он может перевестись, если понимает, что не справляется.  Это взаимовыгодная вещь: университет не теряет студента, субсидию или контракт, а институты берут его себе. Сейчас же студенты все это делают самостоятельно, и не всегда успешно. Внедрение информационных технологий позволит УрФУ экономить деньги и немаленькие. Если хотя бы несколько сотен студентов останется учиться в Университете, это принесет ему десятки миллионов рублей.

Не всем нравятся новые сервисы. Что делать?

Учиться ими пользоваться – другого варианта сейчас нет. Важное свойство для существования любой живой системы – умение меняться. Во всех крупных ВУЗах идет тренд на постоянные изменения. Не внедрив что-то новое, никогда не узнаешь, хорошо это или плохо. Какие-то вещи, как например, единое окно по справкам не во всех институтах работает хорошо, а вот майноры сработали были оценены студентами по достоинству. Студенты оценили улучшение в качестве образования, ведь появилась возможность пройти обучение, например в МГУ.

Сысков Алексей, начальник Управления информационных систем учебного процесса

Любая статичная система умирает. Возьмем, например, сердечный ритм. Интервал между ударами всегда разный. Если этот параметр приходит к определенной стабильности, то это значит, что пациент при смерти.

Вы писали, что управление – самое уникальное. Почему?

Просто это единственное управление, которое может существовать только в университете. Основные его сотрудники – это преподаватели, занимающиеся научной работой и интегрированные в жизнь Университета. Без полного погружения, без экспертизы по учебному процессу, невозможно создать ничего подобного.

Другая уникальность – специфика работы. Казалось бы, бери все старые процессы и автоматизируй, не забывая про новые. Но все не так просто. Сложность работы управления заключается в том, что чаще всего нет никакого четко структурированного задания. Поэтому управление меняет организационные процессы и под новую информационную технологию. Задача, как говорят, очень интересная, и очень ресурсозатратная.  Сделали, посмотрели – не то. Через несколько итераций заказчик получает нужный университету процесс.