Есть проблемы с корпоративной почтой? Тогда мы идем к вам!

15:31, 3 марта 2018

Недавно мы просили вас сказать все, что вы думаете о корпоративной почте сотрудника УрФУ. Спасибо всем, кто принял участие! Мы подвели итоги опроса и вот что получилось

Как вы знаете, почти у каждого работника УрФУ есть "пропуск" -  собственная учетная запись корпоративной почты (та самая, что оканчивается на @urfu.ru ). Это удобно, безопасно и делает совместную работу с коллегами проще. На начало года зарегистрировано 7 229 почтовых ящиков, из которых используется 6 300. В январе мы решили узнать, какие проблемы возникают у пользователей почты, чем они довольны, а что хотели бы в ней поменять. Проанализировав полученные результаты, хотим дать несколько советов, которые помогут решить возникающие проблемы. 

Немного цифр

На вопросы нашел время ответить каждый десятый пользователь почты – это значит, что она активно используется и ее работа действительно вас волнует. Положительно оценивают корпоративную почту УрФУ (на «хорошо» и «отлично»)  - более 65% опрошенных (а если добавить и «удовлетворительно» – то более 90%), работой «антиспама» удовлетворены более 85% пользователей. 

Основные пожелания по улучшению и развитию почтового сервиса касались снятия ограничений – по срокам хранения писем в ящике, по размеру ящика, по размеру отсылаемого письма. Попробуем с ними разобраться, что называется, не отходя от "кассы", то есть почтового ящика.

Что делать, если у меня «теряются» письма?

Помните игру "Змейка" на телефоне? По умолчанию вся корреспонденция в электронной почте группируется в так называемые «беседы» (это принципиальный подход разработчика – корпорации Microsoft, который нельзя устранить в нашей локальной версии). В них новое письмо в теме прикрепляется к предыдущим. Из-за этого может произойти такая ситуация, что нужное письмо не будет видно - при просмотре приоритет отдается новым сообщениям. Но Шерлок Холмс для помощи в поиске пропажи вам не понадобится.

Чтобы решить эту проблему, рекомендуем просто отключить группировку по беседам. Для этого нужно в Outlook Web App выбрать раздел «Элементы по признаку» в правом верхнем углу, и перевести раздел «Беседы» на «Выкл». Другая версия Outlook? Вам сюда.

Не могу настроить почту на смартфоне/планшете

Ничего страшного! Это не так сложно, как кажется на первый взгляд. Особенно, если вы «яблочник». Мы составили пошаговую инструкцию, и вышло, что для установки почты на Android нужно сделать восемь шагов, а на Apple – всего шесть. Но у нас не чемпионат мира по ходьбе, поэтому оба решения устанавливаются очень быстро.

Письмо не отправляется из-за большого размера. Что делать?

Классика! Действительно, в нашей корпоративной почте действует ограничение на размер отправляемого письма – не больше 10 мб. Это не так и мало. Скажем, если считать в печатных знаках, то выйдет на несколько томов «Войны и мира». 

Но мы понимаем, что вам приходится отправлять пакеты отсканированных документов большого объема, и, иногда, запланированных размеров письма действительно не хватает. Увеличить лимит мы пока не можем - это приведет к замедлению работы самого сервиса, и он начнет работать хоть и как почта, но «Почта России».

Чтобы решить эту проблему, попробуйте использовать локальный сервис файловых папок, отправляя адресату не материалы, а ссылку на них. Проще говоря – выкладывайте «тяжелые» файлы и папки в «облако». Совсем скоро такое решение появится и у нас, а пока же используйте сервисы по типу mail.ru, gmail.com, yandex.ru. Залили, получили ссылку, отправили через нашу почту. Обещаем, что в ближайшей рассылке подробнее остановимся на преимуществах каждого из "облачных хранилищ".

Как вариант - старайтесь использовать оптимальное разрешение при сканировании документов. Не обязательно выставлять такое, при котором графологическую экспертизу проведет даже крот , достаточно выбрать то, при котором файл будет легко читаться и просматриваться. Это даст существенное уменьшение размеров получающихся файлов.

Остались вопросы? Заходите в специальный раздел, мы собрали ответы на самые популярные из них

Это только самые популярные вопросы и ответы на них. Но мы готовы продолжать! Пока же хотим сказать спасибо всем, кто принял участие в нашем опросе. Благодаря вашим ответам и предложениям, мы продолжим модернизировать сервис.  Отметим, что веб-клиент изначально имеет ограниченную функциональность, и предназначен для использования в условиях вне постоянного рабочего места. Для работы с почтой в университете или дома, лучше всего использовать локально установленный почтовый клиент (как правило, MS Outlook)  с гораздо большей функциональностью. Тем более, что теперь вы можете скачать его бесплатно: все подробности - по ссылке

Другие статьи из рассылки Дирекции ИТ за март

Почему мы решили делать ежемесячную рассылку?

Итоги года от Дирекции информационных технологий глазами очевидцев

О блокчейне простыми словами. Почему все о нем говорят?

Как получить лицензионные Word, Excel, PowerPoint и Outlook совершенно бесплатно?